راه اندازي بانك اطلاعات در روابط عمومي

                                                             به نام خدا
اين فن براي پيشبرد بسياري از امور روابط عمومي اهميت بسيار زيادي دارد 0 منظور از بانك اطلاعات نگهداري منظم مجموعه اي از اطلاعات مورد نياز بنيادي و اساسي روابط عمومي  به صورت پردازش شده و با طبقه بندي خاص است كه در مقاطع و وضعيت هاي مختلف مورد استفاده قرار گيرد 0
در بانك اطلاعات روابط عمومي وجود اطلاعات زير ضرورت دارد :
0 اطلاعات مربوط به تاريخچه /اهداف/ سير سياست ها / اقدامات / و برنامه هاي سازمان به طور جامع
0 اطلاعات مربوط به اسامي و شماره تماس كارشناساني كه روابط عمومي مي تواند براي مصاحبه  با رسانه ها ؛برگزاري ميز گردها ؛انجام سخنراني ها و........ از آن استفاده كرد
0 اطلاعات مربوط به مو ضوع هايي كه روابط عكوكي مي تواند در مقاطع مختلف از آنها باري تهيه خبر ؛ گزارش ؛ مقاله و...... استفاده كند
0اطلاعات مربوط به اسامي و تلفن با مسئولان و كاركنان سازمان و تلفن تماس با افراد و سازمانهايي كه روابط عمومي مي تواند در ارتباط برون سازماني و درون سازماني خود از آنها بهرمند شود

قفسه هاي اطلاعات در روابط عمومي

                                                             به نام خدا
از جمله فنوني است كه روابط عمومي مي تواند از طريق آن به بخشي از اهداف خود در زمينه اطلاع رساني دست يابد 0 اين فن در بخش درون سازماني از قابليت بيشتري برخوردار است  و از آن مي توان تقويت روحيه  وبالا بردن سطح معلومات و كاركنان انتقال كرد 0 در قفسه هاي اطلاعات كه در دسترس ترين مكان براي كاركنان ايجاد مي شود ؛انواع كتابچه ها و كتاب هاي ديني ؛كتالوگ و بروشور  ؛برگ هاي لايي و به طور كلي اطلاعات كم حجم و در قطعه كوچك قرار داده مي شود تا كاركنان به ميل خود و زمانهاي دلخواه آنها را برداشته و براي مطالعه با خود ببرد 0معمولا ً در بالاي اين قفسه ها عباراتي همچون ((براي مطالعه انتخاب كنيد )) نوشته مي شود تا كاركنان به ميل خود نشريات دلخواه شان را انتخاب كنند. 

روابط عمومي و نشريه داخلي

                                                                  به نام خدا
انتشار نشريه داخلي يكي از فنون روابط عمومي در بخش درون سازماني است0 نشريه داخلي در يك سازمان نوعي نشريه اداري است كه روابط عمومي  با اهدافي همچون اطلاع رساني  پر كردن اوقات فراغت كاركنان و خانواده هاي آنان پاسخگويي به پرسش هاي پرسنل  ،تقويت انديشه و انديشه هاي كاري و سازماندهي ، توسعه و تقويت تفاهم بين مديريت و پرسنل به طور منظم در فاصله  زماني معين  منتشر مي شود 0
در نشريه داخلي براي استفاده  استفاده كاركنان منتشر مي شود  معمولا ًبخش هاي مختلفي از جمله سر مقاله ، مقاله گزارش ، پرسش وپاسخ تريبون آزاد كاركنان پاي صحبت پرسنل و مسئولان مصاحبه اخبار پيشرفت طرح هاي سازمان  اخبار  احكام  ،انتخابات  ترفيع بازنشستگي و اخبار جلسات  گردهمايي ها درج مي شود. از لحاظ تشكيلاتي نشريه داخلي بايد شامل قسمت هاي تحريريه ،توزيع ؛ عكاسي ، حروفچيني ؛ صفحه بندي ؛ طراحي ؛نظارت بر چاپ باشد
اگر در روابط عمومي قرار شد نشريه داخلي منتشر شود لازم است مقدمات اين سلسله در قالب يك طرح و با توجه به موارد مشخص شده زير نسبت به فراهم ساختن آنها عمل شود:
تعيين هدف نشريه ؛ تعيين مخاطبان نشريه ؛ تعيين كيفيت مورد نظر براي نشريه ؛ انتخاب نام و عنوان نشريه ؛ تعيين مسئولان و اعضاي هيئت مديره تحريريه ؛ طراح صفحه هاي نشريه و يا نحوه صفحه بندي و عناوين مطلب نشريه ؛تصميم گيري درباره چاپ نشريه ؛ تعيين چاپخانه ؛ نوع كاغذ و تركيب رنگها 0
تصميم گيري درباره طرح روي جلد نشريه ؛ زمان انتشار و نحوه توزيع نشريه قبل از انتشار با مراجعه به اداره كل مطبوعات داخلي وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامي  لازم است مجوز انتشار را دريافت كرد و اگر نشريه تخصصي و علمي باشد پيش از آن مجوز علمي نشريه را از كميسيون برسي نشريات علمي وزارت فرهنگ و آموزش عالي اخذ كرد. تيراژ نشريه داخلي مي تواند بر اساس قانون مطبوعات به تعداد يك دهم  10 | 1 كاركنان سازمان باشد

روابط عمومي و روزنامه ديواري كاركنان

                                                             به نام خدا
معولا ً در بعضي از سازمان ها تابلو يا يكي از تابلو هاي اعلانات به روزنا مه ديواري كاركنان اختصاص پيدا مي كند  با توجه به اينكه روحيات ، اخلاقيات ؛اعتقادات و نظرات كاركنان در همه ابعاد فرهنگي ؛سياسي ؛اجتماعي ؛ با يكديگر متفاوت مي باشد روزنامه ديواري كاركنان مي تواند نقش مهمي در همبستگي و تجمع همه اتفاقات و اختلافات  باشد0
سخن آنكه هريك از كاركنان مي تواند مطالب و موضوعات مورد نظر خود را چه دست نوشته و خطي و يا تابپي  بر گرفته از مجلات و روزنامه ها با هماهنگي روابط عمومي در روزنامه ديواري كاركنان نصب و در مقابل ديد گاه و نظر سايرين قرار دهد0

نقش تابلو اعلانات در روابط عمومي

                                                            به نام خدا
يكي ديگر از فنون روابط عمومي داشتن تابلوي اعلانات است كه معمولا يا به صورت نصب شده روي ديوار در راهروي ورودي و يا روي پايه و در جا هاي حساس و پرتراكم سازمان نصب مي شود و معمولا ً مواردي همچون تصوير بخشنامه هاي اداري  ، تحريرآيات و احاديث ، تمثال بزرگان ، پيا هاي تبليغاتي  ، درسهاي اخلاقي ورواني ، اطلاعيه هاي مختلف بر روي آن نصب مي شود و بر اساس اهميت و تاريخ اعتبار نصب و برداشته مي شود 0

پاسخگويي به مطبوعات در روابط عمومي

                                                              به نام خدا
يكي ديگر از فنون روابط عمومي كه از حساسيت ويژه اي برخوردار است و در اخذ نتيجه مثبت و منفي تاثير بسزا دارد ، پايخگويي به مطبوعات و يا جوابيه مي باشد0
نظر به اينكه يكي از وظايف مطبوعات انتقال نظرات ويا انتقادات مردم به سازمان از طريق صفحات وستون هاي خاص مي باشد و يا خود خبرنگاران يا سردبيران نشريات خود و مردم را مستحق ارشاد بيشتر و آگاهي كامل از بعضي از مسائل و موضوعات مربوط به سازمان مي دانند لذا اين گونه پاسخگويي در مطبوعات حائز اهميت  مي باشد  و روابط عمومي بايد در اين زمينه با اطلاع و احساس مسئوليت و با در نظر گرفتن همه عواقب و جوانب اقدام نمايد.

روابط عمومي و متن سخنراني

                                                                  به نام خدا
يكي از تكنيك ها در روابط عمومي تهيه متن سخنراني براي مدير يا اشخاص ديگر است0 اصولا ً مديراني كه فاقد مهارت براي نوشتن هستند و يا دقت كافي براي براي اين كار ندارند ، از روابط عمومي مي خواهند تا متن سخنراني  آنها را تهيه و تنظيم نمايند0 تهيه و تنظيم متن سخنراني كاملا ً تخصصي و نيازمند مهارت و تجربه است0 نكات اوليه كه براي نگارش يك متن سخنراني بايد در نظر گرفت.
1-    سخنراني بايد داراي محتوا ، انسجام و هدف باشد. 
2-    محتواي متن بايد بر حول يك يا دو مطلب و موضوع متمركز باشد. 
3-  در تهيه متن سخنراني براي تشريح و توضيح  موضوع نياز به اطلاعات است كه از طريق تحقيق  و پژوهش اين اطلاعات به دست مي آيد.
4-  متن سخنراني بايد با توجه به موقعيت شغلي ، تحصيلي و ساير ويژگي هاي مستمعين نگاشته شود مثلا ً : سخنراني براي كارگران با سخنراني براي مديران متفاوت است .
5-  روشن و قابل فهم بودن متن  هر سخنراني از عوامل اصلي است 0 اگر شنونده مطالب گوينده را به هر دليل اعم از نامساعد بودن شرايط فيزيكي  محل سخنراني يا تخصصي بودن  و پيچيده بودن متن سخنراني نفهمد ، تمام وقت و هزينه و انرژي براي اين كار هدر مي رود.

روابط عمومي و گزارش ساليانه

                                                                  به نام خدا

يكي از وظايف مهم در روابط عمومي ،تهيه، تنظيم وچاپ گزارش ساليانه است0 اين گزارش كانال ارتباطي و تبليغي سازمان با مخاطبين است و در حقيقت بك سند اطلاعاتي است كه در آن سازماند نحوه عملكرد سال گذشته خود را با كمك اعداد و ارقام و نمودار و عكس و مقالات توضيح داده و گامهاي برداشته شده را مي شمارد و مؤفقيت ها را توضيح مي دهد و در حقيقت در گزارش ساليانه اين مدير است كه مي گويد در سال گذشته چه كرده است تا با گغتار و ارائه عملكرد نظر همه كساني را كه به نحوي با 1سازمان مرتبط هستند جلب نموده و تحت تاثير قرار دهد 0 محتواي گزارش ساليانه : به دو بخش تقسيم مي گردد0

1- گزارش مالي: گزارش مالي سال قبل و اطلاعات آماري همراه با تجزيه و تحليل و تفسير  پيرامون  اعداد و ارقام

2- توضيح و تشريح عملكرد سازمان در سال گذشته: در سال گذشته توسط مديريت همراه  با ذكر موارد پيشرفت كسب مؤفقيت ها توليدات همراه با عكس ها و نمودارهاي مقايسه اي و همچنين ذكر مشكلات و مباني كه در كار بوده است و اضهارات اميدوارانه و خوشبينانه  براي سالي كه در پيش  است.

روابط عمومي و انجام مصاحبه

                                                             به نام خدا
مصاحبه به دو صورت مي باشد : يكي مصاحبه با مطبوعات و ديگري مصاحبه با راديو و تلويزيون  است0
در مصاحبه با مطبوعات: مهارت، تجربه، تسلط و اطلاعات  زياد و متنوع مصاحبه شنونده بسيار مهم است و تا ثير گذار مي باشد0
در مصاحبه با مطبوعات: گفتار توسط شخص خبرنگار به سه رشته تحرير در مي آيد و اصلاح يا حذف و اضافي مي باشد و ضميمه مطالب يك قطعه عكس نيز در نشريه چاپ مي شود  ولي در مصاحيه راديو و تلويزيون مصاحبه شونده شخصا ً و بدون دخالت خبرنگار پيام خود را اعلام مي كند  كه اين مصاحبه يا به صورت زنده و پخش مستقيم  بوده  يا ضبط شده مي باشد كه در هرصورت در اين نوع مصاحبه تسلط در گغتار و پر محتوا بودن كلام ، آرامش و اعتماد به نفس در بيان ، آراستگي ظاهر،وقار ومتانت در گفتار بسيار اهميت دارد 0

روابط عمومي و کنفرانس خبری

                                                              به نام خدا
کنفرانس خبری (مطبوعاتي و راديو تلويزيوني) در مواقع گفتاری است که اطلاعات و اخباری که سازمان ضروری و مهم و مناسب می داند به سرعت از طریق رسانه ها ی جمعی به اطلاع عموم می رسد و این یک اقدام مثبت است . چرا كه روابط عمومي مي تواند طرحها – نظرات -  و اهداف خود را به حضور نمابندگان و به وسبله ارتباط جمعي بيان كند . البته در اين گونه كنفرانس ها احتمال دارد سئوال ها انتقادي و محكوم كننده پيش بيايد و شخصي كه به سئوالات پاسخ مي دهد بايد آمادگي – تجربه و تسلط كافي را داشته باشد و با خونسردي و احسن وجح كنفرانس را پايان دهد0 معمولا در كنفرانس هاي خبري ، علاوه بر دعوت از نشريات  محلي و كثير الانتشار را از راديو و تلويزيون نيز براي پوشش تصويري و سريعتر  اين كنفرانس دعوت به عمل مي آيد0
نكته: اين كنفرانس خبري،  نقش مسئولين روابط عمومي قرار گرفتن  در پشت پرده است چرا كه لازم است پاسخگويي خبرنگاران  با آرامي در جوي از اعتماد متقابل كنفرانس را آغاز و به پايان برساند.

روابط عمومي و گفتار چهره به چهره

                                                              به نام خدا
گفتار رو در رو و چهره به چهره عبارت است از سخن گفتن بین دو یا چند نفر در یک محیط شخصی و درون سازمانی که مسئولین روابط عمومی روزانه با این نوع گفتار به دفعات مواجه هستند .  در این نوع گفتار غالبا ًاز کلمات و گفاتر مودبانه ؛صادقانه ؛ترغیبی ؛تشویقی و اختصاصی استفاده می شود و گفتار رو در رو ابزار اصلی و کانال ارتباطی مدیران با کارکنان مراجعه کننده و بر عکس می شود . و رد گفتار چهره به چهره آنچه به پیشبرد اهداف کمک می کند ؛آن است که نگوییم مثلا ًاین کار باید انجام شود ؛ بلکه بگوییم این کار (چرا ) ( چگونه) باید انجام شود .

روابط عمومي و تریبون آزاد

                                                              به نام خدا
 برگزاری جلسات آزاد بین کارکنان و مدیریت که از آن به نام تریبون آزاد یاد می شود ؛در این شیوه روابط عمومی با صدور اطلاعیه ای از کلیه کارکنان داوطلب در خواست می کند تا در صورت تمایل در جلسه بحث آزاد شرکت کنند ؛ آنگاه با اعلام قبلی جلسه را در یک روز معین برگزار می کنند . یکی ار ویژگی های عمده این جلسا ت اداره آن توسط خود کارکنان است  ومعمولا ً این کار با انتخاب یک نفر از بین کارکنان به عنوان دبیر جلسه صورت می گیرد .در این جلسات هر یک از کارکنان به طور آزاد و شفاهی نکته نظرات خود را مطرح می سازد و مسئول مربوط پاسخ لازم را ارائه می دهد .

روابط عمومي و جلسه پرسش و پاسخ

                                                              به نام خدا
اولا ًهریک از کارکنان به طور انفرادی با مدیر سازمان ملاقات کرد . و دیدگاهها ،نظرات و سئوال هاو مسائال خود را با وی در میان بگذارند. ثانیا ًدر یک نشست عمومی معمولا ً پس از بیان کلماتی توسط مدیر که می تواند در متن خود پاسخ هایی را در بر داشته باشد کارکنان سئوالات خود را به طور کتبی و یا شفاهی طرح می کنند تا مدیر سازمان پاسخهای لازم را ارائه کند.

کاش می‌دانستم جای تو کجاست؟

به نام خدا

خدایا! من پناهنده دستهای توام. مرانم و به وادی یاس و حرمان نکشانم. عاطفه‌ات را از من دریغ مکن و نهال توقعم را به دست طوفان سرگشتگی مسپار. کاش می‌دانستم جای تو کجاست؟

ای آمرزنده هر چه گناه!
به نور تو بود که ما هدایت شدیم و به مدد فضل تو به قله استغنا رسیدیم و شب و روز را در بستر نعمت‌های تو گذراندیم.
اینک این کوله بار گناهان ماست پیش روی تو و این هم دست‌های توبه و استغفار ماست آویخته به دامن تو ...
تو با نعمت‌هایت دست دوستی به ما دادی و ما با گناهانمان به آتش دشمنی دامن زدیم.
از آن سمت، خوبی‌های تو بود که بر ما فرود می‌آمد و از این سمت، بدی‌های ما که به سوی تو صعود می‌کرد.
تو از ازل خداوند کریم بوده‌ای و همیشه چنین خواهی بود».

«خدای من
اینک این منم. بنده تو که خود را به سوی تو می‌کشم، بیزارم از آنچه بوده‌ام و آنچه کرده‌ام. آن‌قدر که شرم و آزرم و حیا اجازة نگریستن به رخسارت را و رو در رو شدن با تو را به من نمی‌دهد. و بخششت را می‌طلبم که عفو و بخشش، صفت زیبای کرامت توست.
خدایا! من پناهنده دستهای توام. مرانم و به وادی یاس و حرمان نکشانم. عاطفه‌ات را از من دریغ مکن و نهال توقعم را به دست طوفان سرگشتگی مسپار.
کاش می‌دانستم جای تو کجاست؟
کاش می‌دانستم که کدامین زمین! کدامین خاک! جای پای توست....
چه سخت است بر من که همه را ببینم جز تو.
چه دشوار است بر من که هیچ ترنّمی، صدایی، نجوایی از تو نشنوم.»

سید مهدی شجاعی

 

سفر تبلیغاتی در روابط عمومي

                                                              به نام خدا
سفر تبلیغاتی یا برنامه بازدید از طرح ها اقدامات تولیدات و دستاورد های یک سازمان از جمله فنونی است که در صدد است مخاطبین مطلوب را از نزدیک با دستاورد ها و اقدامات سازمان آنها آشنه سازد و در آنان باور عینی نصبت به پیشرفت های سازمان ایجاد کند در برنامه ریزی های سفرهای تبلیغاتی در بازدید از طرح ها و اقدامات ؛ روابط عمومی باید فهرست افراد و گروهایی که بازدید آنان از طرح ها میتواند اثر بخشی بیشتری را در پی داشته باشد تهیه کند .
دعوت از رهبران فکری ؛خبرنگاران رسانه ها ی جمعی و هر یک از قشر های جامعه :مثل قشر کارمندی ؛ کارگری ؛دانش آموزان ؛ دانشجویان و ارائه توضیح برای بازدید آنان از طرح ها و دستاوردهای سازمان می تواند  سازمان و پیشرفت های آن را به خوبی به مردم معرفی کند .

برگزاری همایش در روابط عمومي

                                                              به نام خدا
همايش از فنونی است که در روابط عمومی به منظورآموزش تبادل نظر واطلاع رسانی مورد استفاده قرار می گیرد .همایش به تجمعی گفته می شود که در آنها روش های جدید در هر موضوعی مورد مطا لعه قرار می گیرد و بهترین و آسان ترین راهها برای ارتقاء کیفی امور برگزیده می شود و قبل از برگزاری همایش اقداماتی شامل تعیین عنوان ؛اهداف؛تشکیل ستاد برگزاری و گروهای کاری تعیین زمان و مدت همابش ؛طراحی مکان دعوت از مدعوعین و سخنرانان و تعیین افراد برای تهیه قطعنامه نهایی همایش در گروه تدوین قطعنامه صورت می گیرد . تشکیل بک ستاد خبری ویژه برای همایش نیز از جمله کارههایی است که می تواند پوشش خبری مناسب همایش را به دنبال داشته باشد . همایش می تواند گونه های مختلفی داشته باشد که از جمله آنها می توان کنفرانس ؛کنگره ؛سمپوزیوم و سمینار اشاره کرد که نوع آخر بیشتر در روابط عمومی ها کاربرد دارد .

روابط عمومي و برگزاری مراسم

                                                            به نام خدا
برگزاری مراسم در مناسبت های مختلف ازفنون متداول در روابط عمومی است.مناسبت می تواند درون یا برون سازمانی باشد.برای این منظور یکی از کارهای مهم در روابط عمومی تهیه جدول مناسبت های درون سازمانی وبرون سازمانی مهم است. پس از آن روابط عمومی باید به برنامه ریزی مراسم اقدام کندودر جدول مناسبت هابرنامه مورد نظر خود را برای مناسبت مشخص کند توجه داشته باشیدکه برای مناسبت فهرستی از فنون روابط عمومی را منظور کنید تا بتوانید آن مناسبت را به شکلی باشکوه گرامی دارید . برای مثا ل پارچه نویسی اسراد سخنرانی،برپایی نمایشگاه،برگزاری مسابقه،کنفرانس خبری،چاپ پوستر یا بروشور می تواند در بزرگداشت یک مناسبت مهم درون سازمانی مورد توجه قرار گیرد.

روابط عمومی و راه اندازی هسته های مشورتی

                                                              به نام خدا
مشاوره با مدیریت یکی از وظایف عمده روابط عمومی است تا بتواند در جریان تعمیر سازی سازمان مشارکت مؤثری داشته باشد.برای ارائه نظرمشورتی براسا س نیازهای سازمان وبرپایه تشخیص روابط عمومی در فرضیه های فعالیتی سازمان شکل می گیرد.
در این هسته ها موضوعاتی مورد بحث وبررسی قرار می گیرد که در معرض بررسی افکار عمومی قرار گرفته ویا احتمال آن می رود که در هسته های مشورتی اطلاعات خام به تصحیح تبدیل شود ودر واقع این هسته ها وظیفه تصحیح سازی را عهده دار می شوند.اطلاعات خام برای بررسی در هسته ها از طریق تحلیل محتوای رسانه ها سنجش افکارعمومی گفتگو با حظور کارکنان و مردم با مسئولان سازمان،جمع بندی وتجزیه وتحلیل شایعات،نامه های مردم وپیشنهاد های دریافتی تهیه می شوند.

روابط عمومی و معاشرت مطبوعاتی

                                                             به نام خدا
رسانه ها مهمترین ابزار روابط عمومی برای تأثیر گذاری براقطارعمومی وآگاهی از آن محبوب می شود. بهره برداری بهینه از رسانه ها نیازمند ایجاد ارتباط تنگاتنگ وصمیمانه با خبرنگاران ونمایندگان رسانه ها است. برای این منظور باید به دنبال شیوه های غیر رسمی ارتباط با آنان بود. یکی از این شیوه های معاشرت مطبوعاتی یا مهمانی مطبوعاتی است. به این ترتیب که خبرنگاران برای حرف نهار در یک محیط دوستانه دعوت می شوند وهدف از آن توسعه ارتباطات دوستانه وغیر رسمی است. در چنین ارتباطی گاه اطلاعات می تواند درلابه لای گفتگو با خبرنگاران به آنان منعکس شود.
ترتیب دیگر دعوت از خبرنگاران به صورت انفرادی گفتگو وتبادل نظر دوستانه باهریک ازآنان پیشنهاد می شود.در این نشست ها باید فرصت اصلی در اختیار خبرنگاران قرار داده شود ومحیطی فراهم آید تا خبرنگار برای کسب آگاهی های هر چه بیشتر درمورد سازمان ترغیب شود. نوع بعدی حضور مسئول رابط عمومی ویا مسئولان بخش ارتباط با رسانه ها در دفاتر مطبوعات خبرگزاری یا گروههای رادیو وتلویزیون است. یک شیوه دیگر دعوت از خبرنگاران برای حضور در مراسم جشن سازمان همراه با خانواده های آنان است.

روابط عمومی و سفر مطبوعاتی

                                                             به نام خدا
یکی از فنون روابط عمومی برای استفاده بهینه از مطبوعات در راستای اطلاع رسانی از عملکرد سازمان است. روابط عمومی می تواند با انجام سفرهای مطبوعاتی حجم قابل توجهی از صفحات مطبوعات رابرای درج مطالب خود بدست آورد. منظورازسفرهای مطبوعاتی دعوت از خبرنگاران مطبوعات واعزام آنان برای بازدید از طرحها واقدامات سازمان وانعکاس آنان به خوانندگان مطبوعات است.
مقدمات فراهم ساختن مطبوعات با دعوت از نمایندگان مطبوعات آغاز می شود وسفر مطبوعاتی باید مبتنی ر برنامه ریزی دقیق باشد. بهگونه ای که از ابتدا تا انتها سفر وجزئیات آن از قبیل دعوت از خبرنگاران،زمان حرکت طرحها واقدامات قابل بازدید محل اسکان،نحوه پذیرایی از مهمانان در طول سفر ومحل اقامت راهنمای سفر امکانات مورد نیاز ،نحوه تردد در مسیر طرحها وافراد پاسخگو به خبرنگاران اعزامی درباره طرحها وافراد پا سخگو به خبرنگاران اعزامی درباره طرحها درباره سفر براساس زمان بندی مشخص قرار گرفته باشد وباید دقت شودتبعیض بین خبرنگاران اعمال نشود.
البته سفرهاي مطبوعاتی نباید مختص خبرنگاران مطبوعات باشد بلكه حضور رادیو وتلویزیون نیز لازم است.